1 Inleiding

In deze Verklaring inzake Privacy en Veiligheid wordt uitgelegd hoe wij omgaan met de verzameling, de verwerking, het gebruik en de openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens*. In deze verklaring verwijzen u en uw naar de persoon op wie de persoonlijke gegevens betrekking hebben, zoals onze klant, een vertegenwoordiger van onze klant of als bezoeker van onze website. 

* Persoonlijke gegevens betreffen alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 

Office Depot Europe neemt de volgende principes met betrekking tot persoonlijke gegevens in acht: 

  • We zijn zorgvuldig met de persoonlijke informatie die we u vragen te verstrekken en de persoonlijke gegevens die we verzamelen; 
  • We slaan (persoonlijke) informatie alleen op indien wij een wettelijke grondslag hebben om deze bij te houden; 
  • We streven ernaar om het voor u zo eenvoudig mogelijk te maken om de (persoonlijke) informatie over u die wij verzamelen, verwerken en openbaar maken te beheren, en; 
  • We streven naar volledige transparantie ten aanzien van het verzamelen, gebruik en delen van uw persoonlijke informatie. 

2 Wie zijn wij?

Office Depot Europe is Office Depot Europe Holding GmbH, een groep ondernemingen met het Europees hoofdkantoor in Venlo, Nederland. Office Depot Europe is de verantwoordelijke voor het verwerken van persoonlijke gegevens zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Ga voor meer informatie naar http://eur-lex.europa.eu/. 

Wanneer wij in dit beleid verwijzen naar Office Depot Europe, dan bedoelen wij de aparte en verschillende juridische entiteiten waaruit de Office Depot Europe Holding GmbH groep van bedrijven bestaat. Welke van de ondernemingen verantwoordelijk is voor uw persoonlijke gegevens, is afhankelijk van het land waarin uw account wordt beheerd. 

De ondernemingen die momenteel de Office Depot Europe Holding GmbH Groep vormen zijn: 

  • Office Depot Europe, Columbusweg 33, Venlo, Nederland 
  • Office Depot Deutschland GmbH, Linus-Pauling-Straße 2, 63762 Großostheim 
  • Office Depot GmbH, Sägestraße 50-52, 5600 Lenzburg 
  • Office Depot UK Ltd, 501 Beaumont Leys Lane, Leicester, Leicestershire, LE4 2BN 
  • Office Depot, Unit 35 Rosemount Business Park, Ballycollin, Blanchardstown, Dublin 11, Republiek Ierland 
  • Office Depot France SNC, 126 Avenue du Poteau 60300 Senlis 
  • Office Depot Italia SR, Centro Direzionale Milanofiori, Palazzo E Scala 3-4, 20090 Assago (MI) 
  • Office Depot Svenska AB, Telegrafgatan 4, Box 3132, 169 03 Solna 
  • Office Depot International BVBA/SPRL, Antwerpen Harmonie, Lange Lozanastraat 142, 2018 Antwerpen, Belgium 

3 Welke informatie verzamelen wij

Office Depot Europe verzamelt (persoonlijke) informatie wanneer u ons een e-mail stuurt via het contactformulier, waarin u wordt verzocht om enkele of alle van de volgende gegevens te verstrekken: 

  • uw naam; 
  • uw e-mailadres; 
  • Uw telefoonnummer. 

Wij kunnen ook bepaalde niet-persoonlijke informatie verzamelen, zoals: 

  • het type browser dat u gebruikt; 
  • het type besturingssysteem, en; 
  • de domeinnaam van uw internetprovider. 

4 Onze wettelijke basis voor verwerking van uw persoonlijke informatie

Wanneer wij uw persoonlijke informatie verwerken, dan hebben wij daarvoor een juridische reden. De verschillende juridische grondslagen waarop wij ons baseren zijn: 

  • Instemming: U heeft ons meegedeeld dat wij uw persoonlijke informatie voor een specifiek doeleinde mogen verwerken; 
  • Juridische belangen: De verwerking is noodzakelijk voor ons om onze zaken te doen, maar niet waar uw belangen of rechten voorrang krijgen op onze belangen; 
  • Vervulling van een contract: Wij moeten uw persoonlijke informatie verwerken om in staat te zijn om u een van onze producten of diensten aan te bieden; 
  • Preventie van fraude: Wanneer het is vereist om uw gegevens te verwerken om ons en onze klanten te beveiligen tegen fraude en witwassen van geld; 
  • Publieke informatie: Wanneer wij persoonlijke informatie verwerken, die u al publiek heeft gemaakt; 
  • Juridische eisen: De verwerking van uw persoonlijke informatie is noodzakelijk voor het staven, uitoefenen of verdedigen van juridische eisen, of wanneer rechtbanken handelen in hun juridische bevoegdheid, en; 
  • Wettelijke verplichting: Wij zijn bij wet verplicht om uw persoonlijke informatie te verwerken. 

5 Hoe gebruiken we uw informatie

We verzamelen en verwerken uw (persoonlijke) gegevens alleen voor de genoemde specifieke doeleinden, waaronder: 

  • Personalisering van de website; 
  • De analyse van trends, en; 
  • De verbetering en beveiliging van de website. 

6 Hoe beschermen wij uw (persoonlijke) gegevens

Wij hechten er veel belang aan om uw (persoonlijke) gegevens en de systemen waarin die worden bewaard te beveiligen. We hebben adequate technische en organisatorische maatregelen vastgelegd en geïmplementeerd tegen elke ongeautoriseerde toegang, onwettig gebruik, onvoorzien verlies, corruptie of vernietiging ervan. Op grond van deze procedures hebben wij er alle vertrouwen in dat uw (persoonlijke) gegevens zullen worden verwerkt op een strikte ‘needtoknow-basis’ , wanneer en waar dit gepast en noodzakelijk is. 

Omdat wij ons er volledig bewust van zijn dat bedreigingen zich ontwikkelen en allerlei vormen kunnen aannemen, en uw vertrouwen in de loop der jaren willen behouden, evalueren en updaten wij onze veiligheidsmaatregelen en infrastructuur regelmatig, met als doel operationele risico’s te minimaliseren en onze beveiligingsprogramma’s helemaal up-to-date te houden naar de meest recente normen die zijn vastgelegd door de industrie en naar beste praktijken. 

7 Onze service providers

Office Depot kan een beroep doen op partners om diensten te verlenen. Deze derde partijen verwerken uw (persoonlijke) informatie in onze naam en zijn verplicht om onze normen inzake veiligheid en privacy na te leven. Tot deze derde partijen behoren: 

  • Partners die diensten verlenen om inzichten te verwerven en analyses uit te werken; 
  • Reclamebedrijven; 
  • Partners die verantwoordelijk zijn voor onze klantendienstcentra. 

Office Depot zal geen enkele door u verstrekte informatie onwettig delen met ondernemingen buiten onze groep. 

8 Internationale overdracht van uw (persoonlijke) gegevens

Gelieve kennis te nemen dat wij alle (persoonlijke) gegevens die u ons verstrekt eventueel kunnen overdragen naar andere landen dan het land waar u verblijft. De wetten van deze landen kunnen eventueel niet hetzelfde niveau van bescherming van uw (persoonlijke) gegevens garanderen. Wij zullen daarom proberen om te garanderen dat alle adequate veiligheidsmaatregelen zijn getroffen, en dat alle toepasselijke wetten en regelingen worden nageleefd in het kader van zo’n overdracht. Meer specifiek zullen we voor gegevens die worden overgedragen van de EU naar landen buiten de EU Intra Group Data Transfer Agreements (overeenkomsten inzake gegevensoverdracht) gebaseerd op EU Model Clauses (modelclausules) hanteren. 

9 Veiligheid

Wij zullen redelijke stappen ondernemen om te garanderen dat uw (persoonlijke) gegevens goed zijn beveiligd met behulp van adequate technische, fysieke en organisatorische maatregelen, zodat deze zijn beveiligd tegen ongeautoriseerd of onwettig gebruik, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking, onvoorziene of onrechtmatige vernietiging, en verlies. Uw (persoonlijke) gegevens zullen worden bewaard zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, of in de mate dat dat noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om evt. geschillen op te lossen. 

10 Bijhouden van gegevens

Wij houden uw (persoonlijke) gegevens zolang bij als vereist is om het doel waarvoor ze werden verzameld en gebruikt te realiseren (bijvoorbeeld voor de duur die wij nodig hebben om u de nieuwsbrief te verzenden waarop u zich heeft geabonneerd, u als klant diensten te verlenen, vragen om inlichtingen te beantwoorden enz.), tenzij een langere periode noodzakelijk is gezien onze wettelijke verplichtingen of om een juridische of financiële eis te verdedigen. 

11 Uw rechten

U heeft een aantal rechten onder de wetgeving inzake gegevensbescherming, die u, onder bepaalde omstandigheden, eventueel kunt uitoefenen in verband met de persoonlijke informatie over u die wij verwerken; 

Hiertoe behoren:

  • het recht om een kopie te krijgen van de persoonlijke informatie die wij over u bijhouden; 
  • het recht op correctie van onjuiste persoonlijke informatie die wij over u bijhouden; 
  • het recht om ons gebruik van uw persoonlijke informatie te beperken; 
  • het recht om te worden vergeten; 
  • het recht van dataportabiliteit, en; 
  • het recht om bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonlijke informatie. 

Hoewel wij uitgaan van instemming als juridische basis op grond waarvan wij uw persoonlijke informatie verwerken, kunt u deze instemming ook te allen tijde herroepen. Gelieve er rekening mee te houden dat wij uw identiteit moeten nagaan, voordat we gevolg kunnen geven aan uw rechten onder de wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit helpt ons om de persoonlijke informatie over onze klant te beschermen tegen frauduleuze verzoeken. 

Via de volgende link gaat u naar het relevante aanvraagformulier voor toegang, indien u een van uw hierboven beschreven rechten wilt uitoefenen. http://sar.officedepot.eu 

12 Cookies en gelijkaardige technologieën

Wat zijn cookies? 

Een cookie is een databestand met anonieme informatie, een unieke gebruikersidentificatie en een websitenaam. Tracking technologieën zoals cookies, bakens, tags en scripts kunnen worden gebruikt voor het analyseren van trends. Raadpleeg de Cookie Notitie voor meer informatie. https://www.officedepot.eu/cookies/ 

Analytics 

Wanneer u Office Depot of Viking bezoekt, dan maken wij gebruik van diensten van een derde partij, Google Analytics, om standaard loggegevens en details over gedragspatronen van bezoekers te verzamelen . Wij doen dit om zaken uit te zoeken, zoals het aantal bezoekers aan de verschillende pagina’s van de website. Deze informatie wordt uitsluitend verwerkt op een zodanige manier dat niemand direct kan worden geïdentificeerd. Wij ondernemen geen enkele poging, en geven Google ook geen toestemming, om de identiteit na te gaan van personen die onze website bezoeken. Indien wij wel persoonlijke gegevens verzamelen via onze website, dan zullen wij dit op voorhand laten weten. We zullen het duidelijk aangeven wanneer wij persoonlijke informatie verzamelen en uitleggen wat wij daarmee beogen te doen. Als u op geen enkele website gevolgd wilt worden door Google Analytics, ga dan naar: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout. 

13 Websites van derden

Deze verklaring inzake veiligheid en privacy is alleen van toepassing op deze website. Onze websites bevatten links naar andere websites. Houd er rekening mee dat Office Depot Europe niet verantwoordelijk is en geen verantwoordelijkheid neemt voor de inhoud van deze websites, zelfs niet als hyperlinks hiernaar verwijzen. 

14 Klachten

Als u zich zorgen maakt of een klacht wil indienen bij Office Depot Europe over de manier waarop uw persoonlijke gegevens zijn verwerkt, dan wel beroep wil aantekenen tegen een beslissing, dan kunt u contact opnemen met onze Data Protection Office via het e-mailadres dpo@officedepot.eu. U kunt ook een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit. 

15 Contact

U kunt contact opnemen met onze Data Protection Officer via: 

e-mail: dpo@officedepot.eu 

of stuur een brief naar: 

DPO
Office Depot Europe
Columbusweg 33
5928LA
Venlo
Nederland. 

  

Dit document is aan verandering onderhevig. Venlo, 7 december 2020.